Politica de confidențialitate JustPortal

Pentru crearea contului și furnizarea serviciului, anumite date sunt necesare contractual sau tehnic, precum numele, adresa de email, numărul de telefon, parola și planul selectat. Dacă aceste date nu sunt furnizate, contul nu poate fi creat sau anumite funcționalități esențiale nu pot fi activate.

Datele de facturare sunt necesare atunci când utilizatorul dorește emiterea de proforme, facturi sau utilizarea continuă a unui plan plătit în condițiile comerciale aplicabile. Lipsa acestor date poate împiedica emiterea documentelor comerciale sau continuarea ciclului de billing.

Alte date sunt opționale sau depind de modul în care folosiți platforma, cum ar fi notițele, etichetele interne, anumite câmpuri de profil, acceptul pentru comunicări de marketing, codurile promoționale sau preferințele privind notificările și cookies.

Utilizatorul decide ce informații introduce în notițe, agendă, etichete, câmpuri interne sau alte zone manuale ale aplicației. Dacă aceste informații includ date ale clienților, date confidențiale, date protejate de secret profesional sau alte informații sensibile în context profesional, utilizatorul este responsabil să se asigure că introducerea și partajarea lor în platformă sunt necesare și permise.

O parte dintre datele procesate în platformă nu sunt obținute direct de la dumneavoastră, ci provin din surse publice ori din acțiuni ale altor utilizatori autorizați din contul sau echipa dumneavoastră.

Aceste surse pot include, după caz, Portalul Instanțelor, invitații de echipă, partajări de dosare, importuri operate de utilizator ori de ownerul echipei și actualizări rezultate din sincronizarea tehnică a datelor publice.

În ceea ce privește dosarele, JustPortal preia și afișează datele publice astfel cum sunt disponibile în sursa oficială la momentul sincronizării. Platforma nu stabilește conținutul acestor date și nu controlează modul în care instanțele sau autoritățile le publică, modifică ori corectează.

Notițele, comentariile, evenimentele de agendă și alte informații introduse manual în platformă sunt tratate ca date private de business ale utilizatorului sau ale echipei sale. Acestea pot fi vizibile altor membri ai echipei sau utilizatorilor cu care dosarele au fost partajate, în funcție de configurarea contului și de drepturile acordate în aplicație.

În conturile de echipă, ownerul, administratorii și utilizatorii care partajează dosare sunt responsabili pentru configurarea corectă a accesului. Recomandăm acordarea accesului numai persoanelor care au nevoie profesională reală de acele informații și retragerea accesului atunci când acesta nu mai este necesar.

Notițele și conținutul introdus manual trebuie să rămână lizibile în cont pentru ca utilizatorul să le poată consulta, modifica sau șterge. Din acest motiv, un hash ireversibil nu este o soluție potrivită pentru câmpurile care trebuie afișate ulterior în aplicație. Pentru protecția acestor date, JustPortal utilizează controale de acces și măsuri de securitate aplicativă, iar pentru un nivel suplimentar de protecție poate implementa criptare sau alte mecanisme tehnice care păstrează funcționalitatea de afișare pentru utilizatorii autorizați.

JustPortal este utilizat inclusiv de avocați și profesioniști din domeniul juridic. În acest context, anumite date introduse manual de utilizator, precum notițe, etichete, informații despre client, reprezentarea unei părți, strategii interne sau evenimente de agendă, pot intra sub incidența secretului profesional ori a altor obligații de confidențialitate.

Furnizorul tratează aceste date ca informații confidențiale și le prelucrează numai pentru furnizarea serviciului, securizarea platformei, suport solicitat de utilizator, mentenanță, prevenirea abuzului, investigarea incidentelor sau îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile. Furnizorul nu oferă consultanță juridică, nu interpretează conținutul dosarelor și nu folosește notițele sau datele profesionale ale utilizatorului în scopuri comerciale independente.

Utilizatorul, în special avocatul sau organizația profesională, rămâne responsabil pentru respectarea secretului profesional, pentru alegerea informațiilor introduse în platformă, pentru configurarea notificărilor și pentru partajarea datelor către colegi, colaboratori sau membri ai echipei.

Notificările automate privind dosarele se bazează pe informații publice afișate de sursele oficiale sau publice și sunt oferite ca instrument auxiliar de organizare. Notificările privind agenda se bazează pe conținutul introdus direct de utilizator, iar utilizatorul este responsabil pentru caracterul adecvat al acestor informații și pentru riscurile asociate transmiterii lor prin email, SMS sau push.

JustPortal poate afișa date judiciare publice provenite din Portalul Instanțelor, însă platforma nu este concepută pentru registre penale, profilare sau clasificări speciale privind persoane fizice.

Documentele încărcate în JustPortal pot conține date personale, date profesionale confidențiale, date privind litigii, strategii interne, documente comerciale sau alte informații sensibile în contextul clientului. Platforma tratează această categorie ca zonă cu risc ridicat și aplică măsuri suplimentare de minimizare și securitate.

În forma actuală a funcționalității, documentele asociate unui dosar sunt private per utilizator și nu sunt partajate automat cu ceilalți membri ai echipei. Accesul la stocare, afișare, descărcare sau previzualizare este limitat la utilizatorul autorizat și este însoțit de audit operațional, inclusiv jurnalizarea unor acțiuni relevante precum încărcarea, scanarea malware, descărcarea și ștergerea.

Pentru clienții business, atunci când documentele sunt încărcate de organizație sau în numele acesteia, JustPortal prelucrează aceste date ca împuternicit pe baza instrucțiunilor rezultate din configurarea contului și din utilizarea serviciului. Prelucrările pot include stocare, organizare, afișare, descărcare, scanare malware, audit, ștergere și alte operațiuni tehnice strict necesare furnizării serviciului.

Documentele pot fi supuse scanării automate anti-malware și altor verificări de securitate necesare pentru protejarea infrastructurii și a conturilor. În cazul detectării unui fișier infectat, acesta poate fi blocat, marcat ca indisponibil ori eliminat din storage, în condițiile tehnice și operaționale ale serviciului. Furnizorii tehnici implicați în hosting, storage sau alte componente relevante pot avea acces limitat în calitate de subprocesatori, în condițiile descrise în documentația publică relevantă.

Documentele încărcate de utilizatori sunt păstrate până la ștergerea lor din cont sau până la ștergerea contului. La ștergerea contului, documentele sunt eliminate fără retenție ulterioară și fără backup operațional păstrat pentru restaurare.

Recomandăm utilizatorilor să evite încărcarea datelor excesive, să pseudonimizeze sau să reducă pe cât posibil conținutul neesențial și să nu utilizeze notificările externe pentru a transmite integral conținut sensibil din documente.

La data prezentei politici, JustPortal nu utilizează, ca regulă generală, procese decizionale exclusiv automatizate care să producă efecte juridice asupra dumneavoastră sau să vă afecteze în mod similar într-un mod semnificativ, în sensul art. 22 GDPR.

Platforma poate utiliza reguli tehnice și automatizări operaționale pentru sincronizare, notificări, aplicarea limitelor de plan, administrarea promoțiilor, emiterea de remindere sau pregătirea fluxurilor comerciale. Aceste mecanisme au rol funcțional și organizatoric și nu substituie o evaluare umană în sensul unei decizii automate cu efect juridic semnificativ.

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate, inclusiv conexiuni securizate HTTPS, controale de acces, parole stocate sub formă de hash, jurnalizare tehnică, protecții aplicative și măsuri rezonabile de limitare a accesului neautorizat. Nicio măsură de securitate nu poate garanta un risc zero, însă tratăm cu prioritate confidențialitatea și integritatea datelor prelucrate.

Pentru datele care trebuie afișate ulterior utilizatorului, cum sunt notițele sau evenimentele de agendă, hash-uirea ireversibilă nu este potrivită, deoarece ar face imposibilă citirea conținutului în aplicație. Protecția adecvată pentru asemenea date se realizează prin controale de acces, minimizarea accesului intern, securizarea infrastructurii și, după caz, criptare sau mecanisme suplimentare de protecție compatibile cu afișarea datelor către utilizatorii autorizați.

Pentru documentele încărcate de utilizator, urmărim utilizarea de storage cu criptare server-side, scanare malware, controale de acces pe utilizator, jurnalizare a operațiunilor cheie și verificarea ștergerii obiectelor atunci când acestea sunt eliminate din platformă. Nivelul concret al măsurilor poate depinde de infrastructura și configurația activă la momentul respectiv.

Recomandăm utilizatorilor să folosească parole puternice, să limiteze accesul membrilor echipei, să verifice periodic persoanele invitate și să configureze cu atenție notificările externe, mai ales atunci când gestionează date cu caracter confidențial sau supuse secretului profesional.